Как начать работу с ассистентом ? Даже если у вас с ассистентом пока испытательный срок, нужно обговорить задачи не только на первый рабочий день, но и ближайший период. Делается это, чтобы выделить ключевые направления, по которым будет идти работа, а также, чтобы определить идеальный результат недели или месяца. 1. Уточняем условия работы и алгоритм выполнения задач Как только вы договорились о совместной полноценной работе, обязательно нужно провести “стратегическую встречу”, на которой ассистенту будут озвучены ответы на следующие вопросы: 1. Определить часы, в которые нужно быть на связи (может, есть время, в которое важно находится у компьютера или будет свободный график, главное - с 9 до 20, например, реагировать на сообщения). 2. Определиться, какие дни у вас выходные и как взаимодействуете в отпуске. 3. Как и где будут ставиться задачи (например, в переписке в мессенджере или таск-менеджере). 4. Будете ли вы созваниваться с какой периодичностью (полноценная планерка 1 раз в неделю или ежедневный видео-звонок на 15 минут). 5. Каким образом будете подводить итоги (будет ли это в формате обсуждения выполненных задач на планерке 1 раз в неделю или необходимо присылать отчет в конце каждого дня, а может быть, хватить просто отчета по каждой выполненной задаче). Составьте небольшую анкету - таблицу с основной информацией, чтобы у ассистента было как можно больше вводных для оперативного выполнения своей работы. Какие данные там указать: 1. Адрес рабочий и домашний (для оформления доставки и вызова такси) 2. Состав семьи и контакты родственников, если с кем -то из них нужно/можно будет коммуницировать. 3. Наличие домашнего персонала, нужно ли с ними быть на связи, если да, то записать контакты. 4. Дни рождения, которые нужно зафиксировать и обязательно о них напоминать, а возможно, еще готовить подарки. 5. Список услуг, оказываемых подрядчиками, и сервисов за оплатой которых необходимо следить. Здесь необходимо указать порядок произведения оплаты: руководитель оплачивает сам или скидывает деньги помощнику и тот оплачивает самостоятельно. 6. Порядок записи на процедуры (маникюр, врачи, барбершоп, массаж и т.п.) или брони ресторанов: чей номер телефона указывать? Создаем базу доступов Можно составить табличку со всеми сервисами, в которых будет необходимо работать, или создать папку с закладками в браузере и по мере пользования определенным сайтом или сервисом сохранять в эту папку все важные ссылки. 1. Обговаривается, в каком таск-менеджере будет осуществляться работа над задачами (YouGile, Trello, Notion, Kaiten, Tick-tick, Asana и т.д.) 2. Передаются/создаются доступы в облачные папки, календари и прочие сервисы, в которых работает компания (если список логинов и паролей внушительный, то лучше завести для них отдельную Google-таблицу и хранить всю информацию в одном месте). 3. Ассистент добавляется во все рабочие чаты, которые необходимы для выполнения и контроля задач (чат команды, чат семьи, чат проекта и т.д.)